個人情報保護方針
制定年月日 2023年1月27日
最終改正年月日 2025年4月1日
hacobune株式会社
代表取締役 吉右
当社は、宿泊事業において取り扱うすべての個人情報の保護について、その重要性と社会的責任を十分に認識し、個人情報に関する法令等を遵守するとともに、本人の権利保護を最優先に考えます。以下に掲げる方針に基づき、個人情報保護マネジメントシステムを構築・運用し、最新のIT技術や社会的要請、経営環境の変化に応じた継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言します。
Ａ） 個人情報は、宿泊予約の受付・管理、チェックイン・チェックアウト対応、お客様からのお問い合わせ対応、サービス提供及びそれに付随する業務の遂行上、また従業員の採用・雇用管理上の必要な範囲に限定して取得・利用・提供を行います。特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた利用（目的外利用）は行わず、そのための管理措置を講じます。
Ｂ） 個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守します。
Ｃ） 個人情報の漏えい、滅失、き損等のリスクに対して、合理的な安全対策を講じ、宿泊業における実情に即した体制を整え、個人情報の保護を継続的に強化します。問題が発生した場合には、速やかに原因を特定し、必要な是正措置を講じます。
Ｄ） 個人情報の取り扱いに関する苦情・相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応を行います。
Ｅ） 個人情報保護マネジメントシステムは、社会的環境や業務内容の変化に応じて、定期的に見直し、継続的な改善に努めます。
お問合せ窓口
個人情報保護方針に関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。
hacobune株式会社 個人情報問合せ窓口
長野県松本市元町１丁目６番１８号
メールアドレス：privacy@grooveinc.jp TEL：03-6420-0410
（受付時間 10:00～19:00 ※土・日曜日、祝日、年末年始を除く）
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個人情報の取扱いについて
当社が取り扱う個人情報の利用目的
⑴ ご本人から直接書面によって取得する個人情報（ホームページや電子メール等によるものを含む）の利用目的取得に先立ち、ご本人に対し書面により明示します。
⑵ 前項以外の方法によって取得する個人情報の利用目的
| 分類 | 利用目的 |
|---|---|
| 個人のお客様情報 | ご利用履歴確認のため お問合せ対応のため |
| お取引先担当者様情報 | 発注内容確認のため（通信記録等） |
| 業務の受託に伴い、お客様から お預かりする個人情報 | 委託された当該業務を適切に遂行するため |
保有個人データまたは第三者提供記録に関する事項の周知について
当社で保有している保有個人データに関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、または第三者提供記録の開示の請求（以下、「開示等の請求」といいます）につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。
ａ）事業者の名称
hacobune株式会社
代表取締役 滝 吉右
長野県松本市元町１丁目６番１８号
ｂ）個人情報の保護管理者
管理者名：滝 吉右
連絡先：メールアドレス：hacobune.inc@gmail.com
ｃ）全ての保有個人データの利用目的
| 分類 | 利用目的 |
|---|---|
| 個人のお客様情報 | ユーザー様サポートのため ご利用履歴管理のため 当社サービスのご案内のため お問合せ対応のため |
| お取引先担当者様情報 | 発注内容確認のため（通信記録等） |
| 当社従業員情報 | 社員の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため |
| 当社への採用応募者情報 | 採用応募者への連絡と当社の採用業務管理のため |
| 特定個人情報 | 番号法に定められた利用目的のため |
ｄ）保有個人データの安全管理のための措置
当社では保有個人データ（一部個人データも含む）の安全管理のために以下の措置を講じています。
・JISQ15001:2017に沿った全社的な個人情報保護マネジメントシステムの運用
・従業員への教育、非開示義務の誓約の取得、委託先管理などの人的セキュリティ
・ウイルス対策、通信の暗号化、ファイル操作ログ取得、アカウント管理など技術的セキュリティ
・室・保管庫の施錠管理、入退制限の措置などの物理的セキュリティ
・業務委託する際には業務と情報内容に照らした適切な安全管理の状況であるかの審査と契約による管理
ｅ）保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先
hacobune株式会社 個人情報問合せ窓口
長野県松本市元町１丁目６番１８号
メールアドレス：privacy@grooveinc.jp TEL：03-6420-0140
（受付時間 10:00～19:00 ※土・日曜日、祝日、年末年始を除く）
ｆ）認定個人情報保護団体
現在、当社はいずれの認定個人情報保護団体の対象事業者にもなっていません。
ｇ）保有個人データの開示等の求めに応じる手続き
1）開示等の求めの申し出先
開示等のお求めは、上記個人情報問合せ窓口にお申し出ください。
2）開示等の求めに関するお手続き
①お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を郵送または電子的にお送りいたします。
②ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便定額小為替（利用目的の通知並びに開示について、回答を郵送でご希望の場合のみ）を上記個人情報問合せ係までご郵送または電子メールで（添付ファイルはパスワード(pw)をかけてください）お送りください。
③上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2 項目程度（例：電話番号と生年月日等）の情報をお問合せさせていただきます。
④回答は、書面（封書郵送）または電子的な方法（pw付電子メール,ダウンロードリンク）のうちご希望の方法でご連絡いたします。
3）代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料
開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。本人確認書類として健康保険証をご利用の場合には、記号・番号および保険者番号を黒塗りしてください。また各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を墨塗り等の処理をしてください。
①代理人である事を証明する資料
＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞
本人の委任状（原本）
＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞いずれかの写し
戸籍謄本または家庭裁判所の証明書
住民票（続柄の記載されたもの）
その他法定代理権の確認ができる公的書類
＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞いずれかの写し
後見登記等に関する登記事項証明書
その他法定代理権の確認ができる公的書類
②代理人様ご自身を証明する資料
運転免許証
パスポート
健康保険の被保険者証（記号・番号、保険者番号は黒塗りしてください）
住民票
4）利用目的の通知または開示の回答を郵送でお求めの場合の手数料
1回のお求めにつき1000円
（お送りいただく請求書等に郵便定額小為替を同封していただきます。）